Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên... những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.

Chuyển đổi số dùng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi trải nghiệm người dùng với các dịch vụ do Tổng công ty Điện lực miền bắc cung cấp, thay đổi quy trình nghiệp vụ, thay đổi mô hình và phương thức hoạt động của Tổng công ty. Trong khi đó, đối với mỗi CBCNV Công ty Điện lực Bắc Kạn, chuyển đổi số làm thay đổi cách chúng ta sống, làm việc và giao dịch với nhau.

Cán bộ phòng Tổ chức & Nhân sự làm việc

Trong lĩnh vực tiền lương, thanh toán bảo hiểm xã hội (BHXH), chế độ cho người lao động: Chuyển đổi số cần đến thông tin giữ liệu đầu vào chính xác, cụ thể, cần quá trình thao tác thực hiện thống nhất, do đó bước đầu thử nghiệm trong một số lĩnh vực gặp rất nhiều khó khăn mà kết quả chưa như mong muốn. 

Năm 2020, Tổng công ty triển khai phân hệ tiền lương PR trên phần mềm ERP, hồi đầu mới vận hành phân hệ tiền lương PR đến đơn vị cấp 3, cán bộ tiền lương tại phòng TC&NS và các đơn vị phải cập nhật số liệu rất nhiều, nhưng kết quả trên phân hệ vẫn bị lỗi so tính toán truyền thống, dẫn đến cán bộ lại tập trung công sức, thời gian để tìm ra những lỗi trên phần mền PR, để từ đó trao đổi, đề xuất khắc phục, hoàn thiện. Cán bộ tiền lương phải thực hiện đồng thời bằng 2 cách cũ và mới, dẫn đến mất rất nhiều thời gian và công lao động. 

Trải qua quá trình vận hành, dần dần, phân hệ tiền lương PR cũng từng bước hoàn thiện và ổn định. Nếu như trước đây công tác tiền lương không được đồng nhất giữa các đơn vị trong Tổng công ty thì bây giờ công tác này đã được thực hiện toàn bộ trên phần mềm và tính toán chế độ đúng đối tượng, đúng quy định, đảm bảo chính xác và kịp thời.

Trong 2 năm sử dụng phần mềm, lợi ích đem lại là rất lớn như hỗ trợ công tác kiểm tra đối chiếu việc chi trả tiền lương cho người lao động giữa cán bộ tiền lương với thống kê/kế toán viên các đơn vị trực thuộc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.

Bên cạch việc áp dụng phần mềm thì các biểu báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng được phòng TC&NS thực hiện trên phần mềm Portal của Tổng công ty.

Cán bộ thực hiện thao tác trên phần mềm PR

Trong công tác thanh toán BHXH, các chế độ cho người lao động như: Đăng ký, thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, HTNLĐ, BNN; Cập nhật lại sổ BHXH do thay đổi thông tin; Cấp lại, đổi thẻ BHYT do mất hỏng hoặc thay đổi thông tin cá nhân; Xét duyệt chế độ ốm đau; Giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người lao động; Giải quyết hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản tại nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…. cũng đã được phòng chức năng thực hiện trực tiếp trên các phần mềm tiện ích. 

Nếu như trước đây, cán bộ làm công tác BHXH, chế độ buộc phải đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện đăng ký và kê khai thì với Bảo hiểm xã hội điện tử, các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội đã được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện. Thủ tục kê khai BHXH điện tử dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực…

Khi thực hiện các nghiệp vụ kê khai BHXH, cán bộ phụ trách chỉ cần điền các thông tin theo các mẫu hồ sơ đã được thiết lập sẵn, tự động điền kết quả theo mẫu hiển thị sẵn. Với hình thức kê khai này, hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình lập hồ sơ, nhập dữ liệu.

Với việc áp dụng các công cụ tiện ích, thay vì phải đến trực tiếp cơ quan BHXH để nộp hồ sơ và chờ lấy kết quả với nhiều thủ tục phức tạp như trình giấy hẹn, giấy tờ tùy thân,... Đến nay, hồ sơ giải quyết chế độ lao động của Công ty đã được trả kết quả theo dạng tự động khi kê khai BHXH điện tử. Kết quả giải quyết hồ sơ sẽ được gửi lại thông qua hệ thống phần mềm, vì vậy, kể cả trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ thì quy trình, thủ tục cũng đơn giản và dễ thực hiện.

Khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng, toàn bộ hồ sơ, giấy tờ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ. Vì vậy, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, xóa bỏ nguy cơ bị thất lạc hồ sơ. Với phương thức kê khai BHXH điện tử, đơn vị dễ dàng nắm được những hồ sơ nào đã nộp chưa có kết quả, đã nhận kết quả, đã giải quyết xong, đồng thời, cơ quan Bảo hiểm xã hội cũng dễ dàng quản lý, đối chiếu hồ sơ, giấy tờ khi cần thiết, không cần phải tra cứu hồ sơ lưu trữ theo dạng truyền thống.

Thực tế trong quá trình sử dụng, vận hành cũng phát sinh một số lỗi nhỏ như: trùng chữ ký số, nội dung quá kỹ tự phần cũng không nhận dữ liệu, sai định dạng… những lỗi này cũng đã được khắc phục kịp thời.

Trong 3 năm áp dụng chuyển đổi số ở một số lĩnh vực công tác chuyên môn nghiệp vụ, các cán bộ làm công tác tiền lương, BHXH, thanh toán các chế độ cho người lao động đã đổi mới phong cách làm việc, thay đổi được cách thức, dần dần từ bỏ cách làm theo thói quen cũ, mỗi người đều tự học hỏi và tiếp cận và làm chủ những công nghệ mới, để áp dụng vào công việc một cách hiệu quả cao nhất./.